Vous organisez un concert, une inauguration d’exposition, un marché d’artisans… Que l’entrée soit payante ou non, la réussite de votre événement dépend pour partie de sa fréquentation. Si la manifestation est qualitative et bien organisée mais qu’il n’y a personne… Quel dommage !
Les utilisateurs doivent pouvoir être au courant de l’événement. Il est donc important de communiquer sur votre événement.
1 - Définir la charte graphique de l’événement
Une charte graphique est un ensemble de règles de mise en forme (utilisation du logo, couleurs, typographies…) Appliquée à l’ensemble des supports de communication, elle permet à un événement, une structure ou un projet d’être reconnaissable facilement.
La structure porteuse a peut-être déjà une identité visuelle définie. Il est donc possible de s’appuyer dessus.
L’événement a peut-être déjà été organisé l’année précédente.
> Quelles étaient les typographies, couleurs, styles de visuels utilisés ?
Si tout est à faire, vous pouvez faire une analyse de l’existant de la communication des événements similaires sur votre secteur géographique. Ce tour d’horizon peut vous permettre de vous démarquer, tout en utilisant les “codes” habituels, mais aussi d’identifier des éléments spécifiques à votre secteur d’acitvités, récurrents, à ne pas oublier pour votre propre communication.
Exemple de déclinaison pour le spectacle Les Passantes au TH Métro :
2 - S’appuyer sur le public habituel
La structure organisatrice a probablement des canaux de communication déjà établis avec son public. Ce sont ces personnes qui seront vos plus grands atouts pour faire connaître le projet !
> Comment communiquer sur votre événement avec eux ?
L’événement sera forcément l’objet d’un onglet dans le menu du site, ou sera ajouté dans la partie Agenda du site, par exemple.
Le but est que toutes les informations pratiques (date, horaires, programme, tarifs, accès…) soient centralisées en un même endroit, clairement identifié.
Même si tout le monde n’a pas Facebook, le réseaux social a l’avantage de proposer l’organisation d’événements. Cet outil permet à chacun de s’inscrire à cet événement, même s’il ne connait pas la page ou le profil organisateur. Chaque participant peut donc facilement diffuser l’information, et sera informé par notification en cas de publication dans l’événement. Idéal pour faire passer les informations importantes (programmation, tarifs, organisation de covoiturage,plan d’accès…).
En terme de visuel, il vous faudra donc prévoir une déclinaison de votre visuel pour le bandeau de la Page et pour le bandeau de l’Événement. Attention, ils ont des formats différents !
Instagram fonctionne majoritairement au visuel. Les longs pavés de textes sont assez difficilement lisibles. Privilégiez donc des publications plus régulières, avec une information importante à la fois, illustré par un visuel spécifique.
Exemples de publications : annonce d’un groupe de la programmation, plan d’accès, nouvelle date de concert, présentation d’un exposant…
Si la programmation est définitive suffisamment à l’avance, il peut-être judicieux de prévoir un programme papier, qui pourra être distribué pour faire parler de l’événement.
Pour une saison culturelle annuelle, par exemple, un programme complet à distribuer aux abonnés annuels…
3 - Annoncer l’événement
Il serait dommage de négliger le public « extérieur » à la structure porteuse. Il est donc important de diffuser l’information via d’autres canaux :
Listez les radios et télévisions, locales ou nationales, pour contacter, suivant la dimension de votre événement. les antennes concernées.
Il est possible qu’un reportage vidéo, cette année, puisse aussi vous aider à communiquer l’an prochain.
Les journaux régionaux ont souvent des correspondants locaux qui seront ravis de participer à la vie « du coin ». N’oubliez pas de les contacter.
Pour La Dépèche, en Occitanie, c’est par ici que vous trouverez peut-être le bon interlocuteur.
Les journaux régionaux ont aussi souvent des correspondants locaux qui seront ravis de participer à la vie « du coin ». N’oubliez pas de les contacter.
Pour La Dépèche, en Occitanie, c’est par ici que vous trouverez peut-être le bon interlocuteur.
N’oubliez pas d’aller rencontrer les employés des offices du tourisme de votre territoire, pour leur parler de votre projet et leur laisser des flyers ou brochures. Ils pourront ainsi relayer l’information aux gens qui les consultent.
Renseignez-vous également sur la possibilité d’ajouter votre événement au site de la commune s’ils en ont un.
Il existe souvent des agendas en ligne indépendants, comme Clutch, à Toulouse. À l’instar d’AgendaTrad, ils sont parfois spécialisés sur une thématique.
À vous de constituer votre liste personnalisée, à compléter et réutiliser à chaque événement.
Souvent, les municipalités ont des outils pour annoncer aux habitants les événements présents sur la commune. Cela peut prendre la forme d’une page Agenda sur le site de la Mairie, d’affichage sur les panneaux lumineux… Parfois, il existe même un journal papier distribués aux administrés.
Pensez-donc à contacter votre mairie pour savoir comment vous pouvez inscrire votre événement dans la programmation de la commune.
Tous ces contacts auront besoin de l’affiche de l’événement, d’une présentation rapide de la structure porteuse, du programme, de quelques photos de bonne qualité… Pensez donc à préparer ces éléments et à les mettre à disposition, en téléchargement sur votre site internet par exemple.
4 - Des contacts clairs
Il est capital qu’une personne qui souhaite vous contacter puisse le faire facilement, quel que soit le motif (information, réservation, candidature…).
Assurez-vous que les contacts (mail, téléphone…) sont bien à jour sur le site internet, les réseaux sociaux, les flyers, les cartes de visites…
S’il y a une procédure spécifique pour les réservations (formulaire dédié, site de réservation en ligne…), veillez à ce qu’elle soit clairement explicitée et bien accessible. Vous pouvez, par exemple, faire une publication spécifique concernant les réservations sur les réseaux sociaux de l’événement.
Artistiquement, L’Éclabulleuse
